Om facturen van een payment provider automatisch te synchroniseren naar Moneybird, dien je hiervoor nog wel een automatisering aan te maken. Vanaf jouw account pagina klik je op het icoon “Connecties activeren” of kun je de pagina bereiken via het hoofdmenu.
Je komt dan terecht op de “Automatiseringen” pagina. Hier kun je “Automatisering regels” aanmaken, en instellen met welke Moneybird boekhouding er gekoppeld dient te worden.
Klik op “Nieuwe toevoegen” om een nieuwe automatisering aan te maken en stel deze vervolgens in.
Een automatisering heeft meerdere instellingen:
- Payment Providers accounts:
Selecteer hier het account welke je wilt koppelen aan de boekhouding - Type factuur:
Selecteer hier of je een “normale factuur” wilt aanmaken in Moneybird of “externe facturen”. - Factuur referentie:
In het geval van Stripe kan je zelf aangeven of je het “Factuur ID”, het “Ordernummer”, het “Transactie ID” of een combinarie van ID’s wilt gebruiken als factuur referentie in Moneybird.
>>> Stripe Factuur ID = lange unieke reeks aan letters/cijfers, vaak startende met “in_xxxxxxxxx”
>>> Stripe Ordernummer = Nummerreeks die opvolgend is waarmee de bestellingen worden gekenmerkt, voorbeeld “ABC-1234”
>>> Stripe Transactie ID = lange unieke reeks aan letters/cijfers, vaak startende met “ch_xxxxxxxxx” Wil je de Stripe transacties vanuit TransactieSysteem automatisch koppelen met Stripe facturen in Moneybird. Gebruik dan het “Stripe Transactie ID” (eventueel in combinatie met een ander ID) als factuur referentie. - Boekhouding:
Selecteer hier de betreffende Moneybird boekhouding waar je de facturen naartoe wilt synchroniseren. - Status:
Selecteer hier of je de facturen met de status “concept”, “handmatig verzenden” (zonder notificatie) of via “email” (ontvanger krijgt notificatie) wilt synchroniseren.
Klik vervolgens op het paarse “opslaan” icoon om de automatisering op te slaan. Na de succesmelding zal de pagina vervolgens opnieuw laden (doe dit handmatig wanneer dit niet automatisch gebeurt) en er komt dan een button met “tandwiel” icoon in beeld. Klik hierop om de automatisering verder in te stellen.
LET OP: wanneer je dit niet doet of vergeet dan zal de automatisering niet correct werken!
Na het klikken op de tandwiel button opent er een pop-up met meer instellingen. Het is noodzakelijk om deze opties ook te configureren:
- Workflow:
Selecteer hier de workflow van jouw voorkeur - Factuur huisstijl:
Selecteer hier de huisstijl van jouw voorkeur - Product categorie:
Selecteer een omzet categorie waar de facturen aan toegewezen moeten worden.
Momenteel kan je één algemene categorie kiezen welke aan alle facturen wordt meegegeven. - BTW tarieven:
Koppel de BTW tarieven van jouw Stripe account aan de BTW tarieven van jouw Moneybird account.
LET OP:
Gebruik je “Automatic Taxes” op jouw Stripe account? Dan kun je pas gebruik maken van ConnectieSysteem vanaf week 44.
Onder BTW tarieven staat in dit geval dan dat er geen BTW tarieven beschikbaar zijn om te koppelen.
Klik op “opslaan” om de instellingen op te slaan. Het venster zal vervolgens automatisch vernieuwen.
Activeer vervolgens de automatisering door op het schuifbalkje (linkerkolom) te klikken, zodat deze een paarse kleur krijgt.
LET OP:
Zodra een regel is opgeslagen NIET meer wijzigen door naderhand nog een ander account te selecteren. Dit zal de synchronisatie negatief beïnvloeden en onbruikbaar maken.
Moet er een regel gewijzigd worden? Deactiveer dan eerst de huidige regel, en maak een nieuwe regel aan met de juiste instellingen.
Let er ook hierbij op dat elk account slechts 1x voorkomt in alle actieve regels. Is een account actief in meerdere regels die geactiveerd zijn? Dan zal de synchronisatie niet correct werken!
Het is geen probleem om het “factuur type” of de “status” tussentijds aan te passen.
Meerdere automatiseringen aanmaken?
Het is belangrijk dat dit 1 voor 1, regel voor regel, wordt gedaan/opgeslagen en niet met meerdere regels tegelijk/ door elkaar. Daarnaast is het ook belangrijk dat elk account slechts 1x voor komt in alle actieve regels.